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So klappt die Einarbeitung neuer Mitarbeiter
Wer kennt sie nicht, diese allbekannten Floskeln, die fallen, wenn man als neuer Mitarbeiter einsteigt: „Man muss ins kalte Wasser geschmissen werden“, „anderen wurde auch nicht geholfen“ oder man wird mit dem Satz „dafür haben wir keine Zeit“ abgespeist? Diese Einstellung verlängert nicht nur den Einarbeitungsprozess und lässt die/den Neue/n vor lauter Fragen verzweifeln, sondern übersieht auch, dass eine gute Einarbeitung eine gute Investition in die Zukunft des Unternehmens bedeutet.
Selbstverständlich spielt es auch eine große Rolle, ob man komplett neu in einer Branche den neuen Job antritt oder quasi die gleiche Tätigkeit ausübt wie vorher – dennoch sind die Arbeitsabläufe, Organisation und das generelle Betriebsklima überall unterschiedlich. Fehlen den Neuen jegliches Hintergrundwissen, handeln sie manchmal auf einer unüblichen und dem Betrieb entgegensetzten Vorgehensweise. Fehler sind somit unausweichlich und irritierte Kollegen noch dazu. Das ständige Erfragen bei Kollegen macht’s nicht besser. Weitere Folgen sind eine mindere Arbeitsqualität und eine zu hohe Bearbeitungsdauer, für die sich dann die/der Neue verantworten muss. Schlussendlich sind die anfängliche Motivation und der Elan dahin. Ein Szenario, was nicht sein muss.
Ein guter Einarbeitungsprozess kann neuen Mitarbeitern strukturiert alle Informationen liefern, die sie benötigen, damit sie die ersten Anforderungen erfolgreich erledigen und auf dieser Basis effektiv auf anspruchsvollere Aufgaben reagieren können. Somit investiert man bereits effektiv in die Zukunft des Unternehmens.
Der wohl prägendste und wichtigste Tag von allen – der erste Arbeitstag. Hier wird ganz schnell der Ablauf, die Organisation und die Harmonie der Abteilung deutlich. Es sollte also vorab eine gute Struktur für den ersten Tag der Einarbeitung geplant werden. Wer übernimmt den Empfang und sorgt für den generellen Überblick der Räumlichkeiten? Wurde der neue Arbeitsplatz eingerichtet und kann sauber und ordentlich übergeben werden? Wie genau wird der/die Neue den Mitarbeitern vorgestellt. Begrüßt der Vorgesetzte ihn/sie direkt? Diese Fragen sollten geklärt werden, bevor der/die neue Mitarbeiter/in die Räumlichkeiten betritt.
Bevor eine gute Einarbeitung jedoch vonstattengehen kann, ist es wichtig, vorab zu klären, ob der/die Neue im selben Unternehmen in einer anderen Abteilung gearbeitet hat oder ob er/sie komplett neu ist – das gleiche betrifft auch die Tätigkeit die der/die Neue ausüben soll.
Eine/n direkte/n Ansprechpartner/in für die Probezeit sollte unbedingt ab dem ersten Arbeitstag festgelegt werden – sofern es nicht der/die Vorgesetzte selbst übernimmt. Dieser fungiert für die/den Neue/n als Mentor und steht für alle Fragen bereit und sorgt für einen allgemeinen guten Überblick. Zu den organisatorischen Aspekten gehören:
- die Zeiterfassung
- generelle Arbeitszeit- und Pausenreglung
- Urlaubsplanung bzw. Beantragung des Urlaubs
- Getränke- und Essensmöglichkeiten
- Umgang mit Krankmeldungen bzw. Krankheitsfall
- Informationssysteme
- private Nutzung des Internets und Telefons
- Wichtige Ansprechpartner
- Arbeitssicherheitsanweisung
- Betriebsvereinbarungen
- Arbeitsrichtlinien
- Kostenabrechnung
Absolute Führungsaufgabe des Vorsetzten ist es, den/die Neuen/Neue in die Organisationsstruktur des Unternehmens/der Abteilung als auch in das Leitbild einzuführen. Der/Die Neue sollte wissen, welche Vision und Ziele das Unternehmen/ die Abteilung verfolgt und wie der genaue Prozess dafür abläuft. Wie Wissen und Informationen dokumentiert und weitergegeben werden bedarf ebenfalls einer genauen Einführung. Das Gleiche gilt auch für Besprechungen – wie werden sie vorbereitet, durchgeführt, protokolliert und nachgegangen? Der/Die Vorgesetzte sollte deutlich machen, wie er sich über Arbeitsergebnisse informiert, wann er bei Sollabweichungen oder bei Entscheidungen konsultiert werden will.
Kommen wir nun zu den Kernaufgaben des/der Neuen:
Damit die erfüllt werden können, benötigt er/sie alle wichtigen arbeitsrelevanten Informationen und Dokumentationen wie:
- Arbeitsplatz- und Prozessbeschreibung
- Hintergründe und Prioritäten
- Zuständigkeit und Schnittstellen
- Prozesspartner
- persönliche Entscheidungsspielräume
Hierzu ist es von Vorteil, gemeinsam mit einem/einer Kollegen/Kollegin eine anspruchsvollere Aufgabe durchzugehen, um im Gespräch die schriftlich vorhandenen Informationen zu ergänzen – so können dann auch aufkommende Fragen beantwortet werden. Auch spezielle IT-Anwendungen müssen erlernt werden.
Klar besprochen werden sollten ebenfalls Leistungsmaßstäbe und die Vergütungssyteme – jeder Chef hat seine persönlichen Leistungs-Kriterien die er offen darlegen sollte. Wenn es um Feedback zur erbrachten Leistung geht, sollte der/die Vorgesetzte ebenso transparent handeln und den/die Neuen/Neue darüber informieren, wie das Gehaltssystem sowie die Gehaltsstufen gestaltet sind. Sind Anerkennungsmöglichkeiten gegeben, wie z.B. Trainings, Gehaltszulagen, Dienstfahrzeug, Umstufung, etc. sollten diese ebenfalls besprochen werden.
Ganz wichtig: Die Fürsorgepflicht des Vorgesetzten darf nicht in Vergessenheit geraten. Dem/der Neuen muss klar zu verstehen geben, dass er/sie sich melden kann, sollte das Arbeitsvolumen oder die Arbeitsinhalte ihn/sie überfordern.
Eine gute Einarbeitung erfordert Zwischenziele, sprich: Der Vorsetzte legt bestimmte Zeitpunkte fest, in dem der/die Neue in der Lage sein sollte bestimmte Aufgaben eigenständig zu erledigen. Feedback-Gespräche sind ein erheblich wichtiger Teil dieser Zwischenziele, damit der/die Neue einen guten Überblick darüber bekommt, wie die Ergebnisse vom Chef bewertet werden.
Fazit: Nur mit den richtigen Informationen, Mitteln und Umsetzungsmöglichkeiten ist es dem/der Neuen möglich, sich bestens in das Unternehmen zu integrieren. Je schneller das umgesetzt wird, desto eher und nachhaltiger wird der/die neue Mitarbeiter/in sein/ihr Know-How zu Gunsten des Unternehmens einsetzen können, welches sich auf lange Sicht auf den Erfolg des Unternehmens auswirken wird.
Eure Leah
Bild: https://www.shutterstock.com/de/g/fizkes
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