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Knigge: Erfolgreich per E-Mail kommunizieren
Da wir in einer Zeit leben, in der Schnelligkeit und Kurzlebigkeit unseren Alltag bestimmen, wird vielleicht weniger Aufwand für eine neue Mail an den großen Kundenverteiler betrieben. Alles muss schnell gehen. Hauptsache keine Fehler in der Rechtschreibung und schon wird die Mail fix versandt. Dementsprechend werden Kunden die Mail dann aber auch behandeln: Flüchtig angeschaut und gelöscht, denn dafür ist kein Platz im E-Mail-Postfach, das sowieso überquillt. Hier noch aufzufallen oder gar Interesse beim Empfänger zu wecken, ist schwierig. Wie Sie es dennoch schaffen, Aufmerksamkeit zu erzeugen und vielleicht sogar die gewünschte Reaktion auszulösen, erfahren Sie jetzt:
So geht’s richtig! – Grundregeln
Die erste Regel beim Thema E-Mail-Knigge lautet immer: Wie könnte der Empfänger das Geschriebene aufnehmen? Versetzen Sie sich in die Lage des Adressaten und überlegen Sie genau, wie Ihre Worte bei ihm ankommen könnten. Gleichzeitig sollten Sie sich allerdings auch, wenn Sie E-Mails bekommen, nicht so sehr auf jede Formulierung versteifen und diese überinterpretieren. Souveränität ist hier gefragt. Orientierung liefert hier der Internet-Pionier John Postel: „Sei liberal bei dem, was du akzeptierst – sei konservativ bei dem, was du sendest.“
E-Mail-Dont‘s
Folgende Aspekte gehören zwar zu den absoluten Basics, werden aber oft nicht genug beachtet in der Hektik: Sind Anrede, Tonalität, Grammatik, Interpunktion, Orthographie, Grußformel und Signatur korrekt? Die E-Mail nochmal Stück für Stück durchzugehen, bevor man den Sende-Button betätigt, sollte für jeden selbstverständlich sein. Fehlerlos zu schreiben, ist heute keine Kunst mehr in Zeiten von Rechtschreibkorrektur beim E-Mail-Programm. Deswegen wirken Fehler dieser Art auf den Empfänger besonders schlampig. Mit Ironie in einer geschäftlichen E-Mail zu arbeiten ist keine gute Idee und kann zu Missverständnissen oder sogar Unmut auf Seiten des Empfängers führen. Auch Fremdwörter, Abkürzungen, Denglisch und Fachsprache, die der Empfänger erst mal verstehen oder sogar nachschauen muss, gehören nicht in eine E-Mail.
E-Mail-Must-Have’s
Bereits seit dem Jahr 2007 müssen bestimmte Regelungen eingehalten werden, wenn es um die geschäftliche E-Mail-Kommunikation geht: Unbedingt aufgeführt werden müssen z.B. die kompletten Namen der Geschäftsführer, Rechtsform und Sitz des Unternehmens, Registergericht und die Handelsregisternummer. Zusätzlich liefern die Unternehmen in ihren E-Mails häufig auch Informationen zum Datenschutz. Diese Angaben direkt in die Signatur eines jeden Mitarbeiters einfließen zu lassen, ist beispielsweise ein einfacher Weg, um Mahnungen aufgrund von fehlenden Informationen zu vermeiden.
E-Mail-Do’s
Konzentrieren Sie sich auf ein Thema pro Mail. Klare Formulierungen und kurze Sätze, die Ihr Thema auf den Punkt bringen, sind hier gefragt. Achten Sie zudem auf Absätze. Das macht nicht nur das Lesen angenehmer, sondern verdeutlicht auch Zusammenhänge. Als Orientierung für die Länge: E-Mails sollten ca. zwischen 75 und 100 Wörter lang sein. Mit Links und Anhängen sollten Sie sparsam umgehen, denn einerseits führen diese den Leser von dem eigentlichen Mailinhalt weg und andererseits bedeuten sie noch mehr Leseaufwand.
E-Mail-Struktur
Betreff
Ob eine E-Mail geöffnet wird, hängt meist mit dem Betreff zusammen: Die direkte Anrede des Empfängers in der Betreffzeile erhöht z.B. diese Chance. In Punkto Länge sollten Sie 40 Zeichen nicht überschreiten. Dabei sollten Sie versuchen den Inhalt der Mail möglichst genau zu erfassen. Die passenden Keywords zu verwenden ist hier essentiell. Es ist wichtig, dass der Empfänger sofort versteht, worum es gehen soll. Unbrauchbar sind daher Begriffe wie „Wichtig“ oder „Frage“, da diese keine Handlungsaufforderung enthalten.
Anrede, Fließtext & Grußformel
Beginnen sollte eine E-Mail immer mit einer höflichen Anrede (z.B. Sehr geehrter Herr Meier,). Das Komma nach der Anrede dürfen Sie nicht vergessen: Der nachfolgende Satz fängt also klein an. Sollte Ihr Adressat einen Titel haben, dann nennen Sie diesen auch in der Anrede. Doktor wird dabei in der abgekürzten Form verwendet (Dr.). Der Titel Professor wird jedoch immer ausgeschrieben. Genannt werden sollte nur der höchste Titel.
Dann: Das Wichtigste zuerst! Danke sagen. Das erzeugt direkt Sympathie beim Empfänger (z.B. Vielen Dank für Ihre Nachricht.). Wenn Sie Ihrem Empfänger noch nicht bekannt sind, stellen Sie sich und Ihre Arbeit kurz vor. Dann kommen Sie auch schon zum eigentlichen Anliegen der Mail. Denken Sie an Ihre Intention zurück: Warum schreiben Sie diese E-Mail? Die Antwort ist der Anfang Ihrer Mail. Aufzählungen in Form von Stichpunkten lockern auf. So kann der Empfänger auf den ersten Blick erkennen, was relevant ist.
Ihre Handlungsaufforderung (z.B. Vielen Dank im Voraus für Ihre Antwort) wird vor der Grußformel (z.B. mit freundlichen Grüßen) platziert. Nach dieser Formel steht allerdings niemals ein Komma. Die E-Mail endet hier also nur mit Ihrem vollständigen Namen.
Unser Fazit: Auch wenn Zeit heute Mangelware ist, sollten Sie eine E-Mail immer mit Bedacht formulieren. Natürlich möchten Sie Ergebnisse erzielen und gemäß der heutigen Kommunikationsgeschwindigkeit schnell sein. Mit einer schlecht formulierten E-Mail können Sie allerdings unheimlich viel kaputt machen, denn diese wird im besten Fall ignoriert und im schlimmsten Fall als unprofessionell wahrgenommen. Erfolgreiche E-Mail-Kommunikation ist möglich, aber dafür muss Zeit und Arbeit investiert werden!
Ihre Elena
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